企業人事のAI活用術：面接の設計と記録はどこまで自動化できるのか ③

前回まで：① 応募者対応・書類選考／② スカウト・採用広報

このシリーズでは、企業人事の業務を細分化したうえで、自動化ポテンシャルの高い順に実践手順を紹介してきました。①では応募者対応・書類選考を、②では母集団形成（スカウト送付とSNS採用広報）を、いずれも追加ツールなしでChatGPTまたはClaudeだけで仕組み化する方法を扱いました。

今回の③では、選考の中心である面接を取り上げます。面接そのものをAIに代行させるのではなく、「質問・評価・記録をそろえるための準備」をAIで短縮し、面接官が増えても同じ基準で比べられる状態を作る方法です。

1. 面接で起きている3つのばらつき

書類選考を通過した候補者が増えても、面接で正しく比べられなければ採用の精度は上がりません。面接官が複数になると、次の3つがばらつきます。

ここで重要なのは、AIで短縮できるのは「3つをそろえるための準備」であって、面接そのものや合否の判断ではないという点です。質問リスト、評価基準、記録の型を作る作業は、作り始めると半日仕事になります。この部分を数十分に縮めることが、今回の目的です。

2. 実践編：質問リストと評価基準をAIで作る

①②と同様に、ChatGPTまたはClaudeの「Projects」機能でプロジェクトを作り、求人票と評価の考え方を置いてから作らせます。

ステップ1：求人票から必須業務を抜き出す

「よくある面接質問」から選ぶと、どの職種でも似た質問になります。出発点は求人票です。プロジェクトに求人票を入れ、「この職種が入社後に実際に行う業務を、重要な順に5つ挙げてください」と依頼します。

ステップ2：業務ごとに評価項目を決める

業務そのものではなく、その業務を遂行するために必要な能力を評価項目にします。「生産計画の立案」という業務なら、評価項目は「優先順位の判断」「部門間の調整」「数値の扱い」といった形です。ここは人が確定させてください。評価項目が増えすぎると面接時間に収まりません。1回の面接につき3〜4項目が目安です。

ステップ3：評価項目ごとに質問を作らせる

プロジェクト内で、形式を指定して依頼します。

確定した評価項目それぞれについて、本質問を1つと追加質問を2つ作成してください。本質問は、候補者が過去に実際に行った行動を聞く形にしてください。「どう思いますか」「どうしますか」といった仮定の質問にはしないでください。追加質問は、回答の具体性を確かめるためのものにしてください。

仮定の質問を禁じるのが要点です。「どうしますか」を聞くと、準備してきた理想論が返ってきやすく、候補者間の差が出ません。

ステップ4：4段階の評価基準を文章にする

「5段階の3」が何を指すのかが共有されていないと、点数は面接官の感覚になります。点数ではなく、その点がつく回答の中身を文章で書いておきます。

AIには「各評価項目について、4から1までの段階ごとに、その点がつく回答の特徴を1文で書いてください」と依頼します。出てきた文章は必ず人が読み、自社で実際に見ている観点に書き換えてください。

ステップ5：面接官に配る1枚にまとめる

質問リストと評価基準を同じ1枚にまとめ、面接前に面接官へ配ります。別々の資料にすると、評価基準だけが読まれずに終わります。初めて面接に入る担当者には、この1枚が面接官トレーニングの教材にもなります。

3. 実践編：面接の記録と振り返りを仕組みにする

面接中にメモを取ろうとすると、候補者の話を聞く量が減ります。記録は「その場で書く」から「後でそろえる」に切り替えます。

ステップ1：録音の可否と同意の取り方を先に決める

録音や文字起こしを行う場合、候補者への説明と同意が必要です。同意の取り方、記録の保管期間、外部サービスへ音声を渡してよいかは、州や自社の規程によって扱いが異なります。仕組みを作る前に、必ず自社の法務・人事規程で確認してください。録音しない運用にする場合は、面接官が評価項目ごとにキーワードだけ残す形にします。

ステップ2：出力フォーマットを固定して要約させる

「要約して」とだけ依頼すると、毎回構成が変わり、候補者間で比べられません。出力の形を指定します。

「推測で補わず、発言になかったことは『言及なし』と書く」という一文を必ず入れてください。これがないと、AIが文脈から足りない部分を埋めてしまい、言っていないことが記録に残ります。

ステップ3：当日中に評価シートへ転記する

要約が出たら、面接官が自分の評価を確定させます。要約を読んで点数を決めるのではなく、自分の評価を先に決めてから、要約で事実関係を補う順番にしてください。順番が逆になると、要約の書き方に評価が引きずられます。

ステップ4：次の面接への引き継ぎを作る

出力フォーマットの4行目「確認できなかった点」が、そのまま次の面接官への引き継ぎになります。二次面接で同じ質問を繰り返さずに済み、候補者の負担も減ります。

4. AIに任せてはいけないこと

特に注意が必要なのは、AIが作った質問リストに、聞いてはいけない内容が混ざる場合があることです。家族構成、出身、信仰、健康状態、年齢に関する質問が紛れていないか、面接官へ配る前に人が必ず確認してください。AIは「この職種の適性を測るため」という目的に沿って質問を作るため、適切かどうかの線引きまでは判断しません。

また、要約はあくまで面接官が自分の評価を確定するための材料です。要約だけを読んで合否を決めると、発言のニュアンスや、要約から落ちた情報が判断に反映されません。

5. すべてを一括で任せるなら：HRAIT IQ+

①から③まで、応募者対応・書類選考、母集団形成、面接設計・実施のそれぞれについて、追加ツールなしで仕組み化する手順を紹介してきました。一方で、評価基準の更新、質問リストの職種追加、スカウト台帳の運用、毎月のSNS投稿の用意は、募集が続く限り止まりません。工程ごとに仕組みを作り、維持し続けること自体が担当者の業務になっていきます。

弊社のHRAIT IQ+は、採用計画の策定からスカウト配信、書類選考、面接設計、内定者フォローまでを一つのプラットフォーム上で一括対応できるサービスです。「仕組みは作れたが、回し続けるのが大変」と感じた方は、ぜひ一度ご相談ください。