HRAIT IQ+｜個人情報取扱方針

1｜適用範囲・個人情報取扱主体

aiTWorks, Inc.（HRAIT／HRAIT IQ+を運営。以下「当社」）は、米国内における求人検索、人材紹介、候補者マッチング、面接、アカウント管理、関連ウェブサイトの提供に伴い取得する個人情報を、本方針に従い取り扱います。対象は候補者、応募者、サイト訪問者、求人企業の担当者、お問い合わせをいただく方です。

当社が求人企業の指示に基づいてのみ個人情報を処理する場合には、当該企業とのデータ処理契約が併せて適用されることがあります。従業員の給与・人事資料、別サービスについては追加の通知が適用される場合があります。本方針と連邦・州・地方の法令の規定が異なる場合は、より厳格な規定に従います。

2｜取得する個人情報の種類・取得元

下表は、当社がサービスの提供にあたり取り扱う可能性のある個人情報の類型です。すべての項目を常に取得するわけではなく、実際に取得する情報はご利用のサービスや手続により異なります。

3｜利用目的とデータ最小化

• 登録・本人確認・候補者プロフィールの維持、本人が希望する求人紹介・転職支援の提供。
• 職務に関連するスキル・経歴と求人要件の照合、応募管理、面接情報の整理、候補者が承認した求人企業への紹介。
• 問い合わせ対応、予約、サービス改善、不正防止、情報セキュリティ、法令・契約上の義務の履行。
• 必要最小限の利用データに基づくサービス分析。広告効果測定および販促のご連絡は、適用法令と本人の選択に従って行います。

明示した目的から大きく逸脱する利用を行う場合には、適用法令に従い別途通知を行い、必要な同意を取得します。SSN、健康情報、生体情報などを通常の採用スコア作成に利用することは原則として禁止し、例外は独立した法的根拠と社内承認がある場合に限ります。

4｜AI による採用支援と人による確認

HRAIT IQ+では、履歴書解析、求人要件の整理、職務関連スキルのマッチング、面接要約、推薦順位や適合指標の提示等に AI を利用することがあります。ただし AI には誤認識や偏りが生じ得るため、スコアは候補者の能力・人格・採否を確定するものではありません。

当社は、AI スコアのみに基づいて候補者を機械的に不採用・恒久除外としたり、合理的な採用検討の機会を失わせたりすることはありません。AI による評価結果は担当リクルーターが実質的に確認し、候補者は評価内容の訂正、再評価および異議申立てを請求することができます（請求方法は第 8 条をご参照ください）。採用の最終判断は求人企業が行います。

適用法令上の自動雇用意思決定ツール等に該当する場合は、事前通知、監査情報、必要な説明、オプトアウトおよび合理的配慮の方法を提供します。面接の録画・録音・AI 分析を行う場合は、該当州の法令に基づく事前通知を行い、必要な同意を取得します。

5｜情報の共有先・第三者提供

当社は、本人の応募・紹介に関する承認に基づく求人企業への情報共有、業務委託先（クラウド、連絡、予約、技術保守、承認済み AI 処理等）への必要最小限の委託、法務・監査・行政機関への適法な開示、適切な保護措置を伴う企業取引に限り、必要な情報を共有します。紹介者や無関係な第三者に、他の候補者の履歴書、応募企業、年収、選考状況を提供しません。

当社は、金銭的対価と引き換えに個人情報を販売しません。当社ウェブサイトにおける解析・広告技術の利用が、適用される州法上の個人情報の「販売」「共有」またはターゲティング広告に該当する場合には、第 9 条に定めるオプトアウトの手段を提供します。

6｜安全管理措置・外部委託先

当社は、アクセス権限、認証、暗号化、操作記録、教育、脆弱性管理、委託先審査、バックアップ、事故対応、適切な削除に関する書面の情報セキュリティ管理方針を定め、これに基づき合理的な安全管理措置を講じます。ただし、いかなるシステムも絶対的な安全性を保証するものではありません。

外部 AI 提供者に候補者情報の処理を委託する場合は、事前に送信項目、処理地域、再委託、保存・削除、機密保持、再利用・モデル学習に関する条件を確認し、契約により適切に管理します。候補者情報を外部の汎用 AI の学習に転用することは、書面による審査・承認と必要な本人の同意がない限り行いません。

7｜保存期間・削除・法的保存義務

当社は、利用目的、候補者の継続的利用、必要な契約・訴訟・会計記録、連邦・州法上の保管義務に応じた期間に限り情報を保管し、期間満了後は安全に削除または匿名化します。法的保存命令がある場合は、必要な範囲に限り削除を停止します。

8｜本人の権利・請求手続

当社は、適用される法令、本人確認および例外に応じ、開示・アクセス、訂正、削除、データ移転、一定の機微情報処理の制限、規制対象となる販売・共有・ターゲティング広告・自動処理からのオプトアウト、異議申立て等の権利に対応します。なお、居住する州によって適用される権利の内容は異なります。

請求の受付窓口は info@aitworks.com です（件名に「個人情報に関する請求」とご記載ください）。適用法令が認める場合は、代理人による請求も受け付けます。当社は、請求内容、本人確認、適用州法、期限、回答、委託先での削除・訂正状況を記録し、適用される法定期限内に対応します。適法な権利行使を理由とした不利益な取扱いは行いません。

9｜Cookie・広告計測

当社は、セッション管理・セキュリティに必須の技術のほか、分析・機能向上・広告のための技術を利用する場合があります。必須でない Cookie・SDK・広告ピクセル等については、適用法令に従って選択・同意の手段を提供し、Global Privacy Control（GPC）等のブラウザによるオプトアウト信号を適用法令に従い有効な申出として取り扱います。求人紹介に関するご連絡の停止と、広告配信の停止は区別して受け付けます。

10｜機微情報・合理的配慮・未成年者

職務適性に直接関連しない機微情報や保護属性は評価スコアに用いず、法令上必要な合理的配慮情報は制限された別領域で取り扱います。AI 評価で障害を有する応募者に不利益が生じ得る場合には、法令上必要な代替評価・合理的配慮を提供します。本サービスは 13 歳未満の児童を対象としておらず、当社は 13 歳未満の児童の個人情報を故意に取得しません。未成年者へのサービス提供にあたっては、年齢確認・保護者の同意・広告制限の要否を個別に判断します。

11｜州間・国外での情報処理

当社の承認済み委託先または担当部門が、米国内の複数州または米国外で個人情報を処理する場合があります。その場合、当社は適用法令上必要な通知を行い、データ保護契約その他の適切な保護措置を講じます。

12｜改定・連絡先と他の法定文書との関係

当社は、本方針を必要に応じて改定することがあります。重要な変更を行う場合は、当社ウェブサイトへの掲載その他適切な方法でお知らせします。本方針は、収集時通知、AI 面接に関する同意、生体情報に関する書面同意、FCRA に基づく書面、業務委託契約等を代替するものではありません。

本方針は英語版を正本とし、日本語版は参考訳です。両者の内容に相違がある場合は、英語版が優先します。

お問い合わせ先：aiTWorks, Inc. / HRAIT　E-mail：info@aitworks.com

付録 A｜カリフォルニア州追加事項

当社が CCPA の適用対象となる場合、対象となる候補者・応募者・従業員等には、アクセス・開示、訂正、削除、機微情報利用の一定の制限、販売・共有のオプトアウト、差別的取扱いの禁止などの権利が認められます。当社は、各カテゴリの収集目的、取得元、提供先、過去 12 か月の取扱い、保存期間またはその決定基準、本人からの申出方法を含む収集時通知を提供します。

重要な決定に自動意思決定技術（ADMT）を利用する場合は、2027 年 1 月 1 日以降に適用される特別要件に従います。雇用における AI 利用に関する差別防止規則も遵守します。

付録 B｜その他の州・自治体への対応

州法の適用は、居住地、求職者・サイト訪問者・従業員等の属性、事業規模、取り扱うデータ、処理内容に応じて判定します。当社は、ニューヨーク市の AEDT 監査・通知、イリノイ州の AI 動画面接・生体情報、マサチューセッツ州の WISP、ニューヨーク州 SHIELD 法、コロラド州の 2027 年 1 月 1 日施行予定の ADMT 規制、ワシントン州の健康情報、全 50 州等の漏えい通知法、連邦 FCRA について、該当する場合にはこれらを遵守します。