企業人事のAI活用術：採用計画と媒体の見直しはどこまで自動化できるのか ⑤

前回まで：① 応募者対応・書類選考／② スカウト・採用広報／③ 面接設計・実施／④ 内定者フォロー

①から④まで、候補者を集め、選び、同じ基準で比べ、入社まで見届けるという一連の工程を扱ってきました。最終回となる⑤では、①で挙げた6業務のうち残った採用計画・要員計画の策定と求人媒体・エージェントの選定と管理を取り上げます。

この回は新しい作業を増やす回ではありません。①〜④で作った台帳と記録を、媒体の見直しと次の採用計画に戻すところまでをつなぎます。記録を取ってきたのに来期の判断に使えていない、という状態を解消するのが目的です。

1. 採用の数字が見えなくなる3つの理由

期末に「今期の採用はうまくいったのか」を振り返ろうとすると、手元に数字はあるのに答えが出ない、ということが起こります。データがないのではなく、比べられる形になっていないためです。

①〜④で作ってきたスカウト管理台帳、書類選考の評価結果、面接の評価シート、内定者フォローの記録は、それぞれ単独では機能しています。足りないのは、それらを同じ候補者でつなぎ、同じ工程で切りそろえる作業だけです。

2. 実践編：媒体・エージェントの成果をそろえて比べる

①〜④と同様に、ChatGPTまたはClaudeの「Projects」機能でプロジェクトを作り、集計表の形を決めてから作業します。ここで重要なのは、数字は人が入力し、AIには集計・比較・要約だけをさせるという分担です。

ステップ1：比べる単位を工程別の通過数に決める

媒体ごとに「応募数」の定義は違います。スカウトの返信を応募に数える媒体もあれば、書類が提出された時点で数える媒体もあります。定義の違う数字を並べても判断材料になりません。

自社の選考工程に合わせて、どの時点を何と呼ぶかを先に決めてください。工程は多くても6つ程度に収め、全媒体で同じ区切りを使います。

ステップ2：集計表の形を決める

媒体を行に、工程を列に置いた表を1つ作ります。右端には承諾1件あたりにかかった費用を置きます。

応募が最も多い媒体が、承諾では最下位という形はよく起こります。表の左端だけを見て「この媒体は効いている」と判断しないための並べ方です。

ステップ3：AIに集計と要約をさせる

入力した表をプロジェクトに渡し、次のように依頼します。

添付の集計表について、媒体ごとの工程別通過率を計算し、表に追加してください。そのうえで、承諾まで到達した件数と費用の観点から、気づいた点を3つ挙げてください。表にない数字を推測で補わないでください。件数が少なく判断できない媒体は、その旨を書いてください。

「推測で補わない」「判断できない場合はそう書く」の2点は必ず入れてください。これがないと、母数の少ない媒体についてもそれらしい結論が返ってきます。

ステップ4：数字の横に「向いていた職種」を言葉で残す

来期も同じ配分でよいかは、件数だけでは決められません。どの職種で機能したのか、何を変えれば改善しそうかを、担当者の言葉で1行ずつ残します。

②で作ったスカウト文面の3パターンのうち、どの切り口で返信が多かったかもここに書いておくと、次の募集でそのまま使えます。

ステップ5：次の期の配分案を複数出させる

「来期の予算配分を考えて」ではなく、前提を変えた案を複数出させます。「承諾実績を重視した配分」「母集団の量を優先した配分」「費用を2割削減する配分」のように条件を指定すると、比較できる形で返ってきます。採用するかどうかは人が決めます。

3. 実践編：採用計画をシナリオで作る

ステップ1：必要採用人数を欠員と増員に分けて出す

前年度の数字をそのまま置かず、欠員（退職予定・異動）と増員（事業計画分）を分けて数えます。分けておくと、後で予算が変わったときに増員分だけを調整できます。

ステップ2：自社の通過率から必要な応募数を逆算する

ステップ1で出した人数に、2章で集計した自社の通過率を当てはめて、集めるべき母数を出します。

ここで出た数字が現実的でない場合、打ち手は「母集団を増やす」だけではありません。選考基準を見直す、職種を分割して募集する、採用時期をずらす、といった判断がこの時点で検討できます。期が始まってから気づくより、はるかに選択肢が多く残っています。

ステップ3：シナリオを3本作らせる

計画を1本だけ持つと、前提が崩れたときに作り直しになります。プロジェクトに前提条件を渡し、標準・前倒し・縮小の3本を出させます。

重要なのは右端の「切り替えの合図」です。どの数字がどうなったらBに切り替えるのかを先に決めておくと、期中の判断が感覚に頼らずに済みます。

ステップ4：見直す時点をカレンダーに置く

計画は作った時点で古くなり始めます。月次で欠員数と工程別の通過数を更新し、四半期ごとにシナリオの切り替えを判断する、という時点をあらかじめ決めてください。2章の集計表を月次で更新する運用にしておけば、この見直しは数十分で終わります。

4. AIに任せてはいけないこと

このシリーズを通して共通していますが、数字を扱う工程では特に、出どころの管理が重要になります。応募数や通過率をAIに推測させてはいけません。外部の相場や平均値を聞くと、出どころの確認できない数字が返ってくることがあり、それを根拠に計画を立てると後から検証できなくなります。

また、母数が少ない結果から結論を出さないでください。紹介3件で「このエージェントは効果がない」と判断すると、要件の伝え方に原因がある場合を見落とします。判断できるだけの件数がないときは、そのまま「判断できない」と記録に残すほうが、次の期に役立ちます。

5. すべてを一括で任せるなら：HRAIT IQ+

①から⑤まで、採用6業務のそれぞれについて、追加ツールなしでChatGPTまたはClaudeだけで仕組み化する手順を紹介してきました。実際に組んでみると、仕組みを作ること自体より、評価基準の更新、台帳の運用、月次の集計、シナリオの見直しを止めずに続けることのほうが難しいと感じられるはずです。採用担当者が1〜2名の体制であれば、採用業務そのものと並行して維持するのは簡単ではありません。

弊社のHRAIT IQ+は、採用計画の策定からスカウト配信、書類選考、面接設計、内定者フォローまでを一つのプラットフォーム上で一括対応できるサービスです。「仕組みは作れたが、回し続けるのが大変」と感じた方は、ぜひ一度ご相談ください。