総務部門マネージャー｜高級日本食レストラン

カリフォルニア州セリトスにて高級日本食レストランを運営する日系企業で、総務部門マネージャーを募集しています。

＜仕事概要＞
本ポジションは、チームメンバーの業務を監督し、必要に応じて指導を行うマネージャー職です。また、
部署内の業務上の課題を特定し、各業務内容を理解したうえで、業務効率最大化のためのサポートを行います。
部門マネージャーとして、スケジュール管理や他部署との連携を行い、上級管理職の支援を受けながら、
会社全体の目標達成に向けて成果を推進していただきます。

＜仕事内容＞

• 部門全体における優先事項および目標の明確化
• 必要に応じて、部署内および他部署に対する指導・指示
• 他部署の同僚と連携し、共通目標達成のための協働推進
• 部下の総合的なマネジメント
• 管理計画やレビューへの提案・分析を通じた部門運営目標の達成
• 業務改善施策の立案・実行
• オフィスおよび施設運営の改善
• 管理・運営上の問題解決
• 社内レビューの実施
• 非効率な業務の特定およびシステム改善提案
• 必要に応じた組織変更の実施
• 経営陣および関係者と連携し、職場環境・施設改善プロジェクトを支援
• 直属上司への定期的かつ迅速な報告・連絡・相談
• その他、経営陣から指示された業務
• 備品購入、在庫管理、消耗品補充、設備メンテナンス手配、施設トラブル対応など、日常的なオフィス運営管理
• ベンダー管理（サービス調整、コミュニケーション、請求書確認、支払い処理）
• 社有車管理（購入計画、登録、保険手配、メンテナンス、更新管理）
• 社内シェフ関連業務の運営・事務サポート
• 従業員用名刺の発注および発行・更新記録管理
• 企業保険契約の管理（更新、書類管理、保険ブローカー対応）
• 年次報告書、営業許可証、州・地方自治体向けコンプライアンス書類の作成・提出を含む企業登録関連業務の管理

補助的業務

• 不規則事項や問題発生時の管理層への報告
• 管理職、オフィススタッフ、外部関係者との良好なコミュニケーション維持
• 会社方針および手順に関する機密保持
• 高い倫理基準を維持した業務遂行
• 研修参加、専門誌購読、人脈維持による知識向上
• 業務プロセスにおける継続的改善およびコスト削減提案

＜必要事項＞

• ビジネスレベルの日英バイリンガル
• 管理部門またはエグゼクティブアシスタントとして3～5年以上の経験、または同等の教育・実務経験
• 優れた問題解決力およびトラブルシューティング能力
• 高い組織管理能力およびマルチタスク能力
• 複数業務を期限内に管理できる能力
• 高いベンダー交渉力
• 高度な守秘義務意識と機密管理能力

【Keywords】
①Administrative
②Executive assistant
③Japanese bilingual