クライアント・サポート・コーディネーター（CSC）| 日系アートスタジオ

ニューヨーク州ブルックリンにある日系アートスタジオにて、クライアント・サポート・コーディネーター（CSC）を募集しています。

＜仕事概要＞
スタジオの請求業務、販売業務、クライアント対応を支えるさまざまな事務・調整業務を担当します。本ポジションは、クライアント・経営陣・外部パートナーとの円滑なコミュニケーションを実現し、すべての事務プロセスにおいて高い正確性とプロフェッショナリズムを維持する重要な役割を担います。

＜仕事内容＞
1）請求および売掛金管理：
・受注確認時にクライアント情報および注文内容を確認し、社内システムで正確な請求書を作成してクライアントへ送付。
・販売契約書を作成し、外部法律顧問との法務確認を調整。
・発送状況、納期、配送方法、数量など、注文に関する詳細をクライアントおよび関係者と連絡・調整。
・作品発送時に適切な保険を手配し、関係者へ保険内容を共有。
・売掛金を管理し、未回収や遅延支払いを追跡、ステータスレポートを作成し、必要に応じてマネジメントへエスカレーション。
・外部会計事務所と連携し、入金確認、請求書との照合、差異の解消を迅速に実施。
2）クライアント対応サポート：
・丁寧で確実かつ個別対応のサポートを提供し、作品購入ごとにポジティブな体験を生み出すことで、強固なクライアント関係を構築・維持。
・スタジオポリシーに沿って作品の発送を調整し、プロフェッショナルでスムーズなクライアント対応を実現。
・プロジェクト管理チームと連携し、作品リストのロケーション更新、保管管理、保険関連書類をサポート。
・倉庫オペレーションやアート作品の保管ロジスティクスに関する事務作業を担当。
・デジタル記録およびアーカイブを整理・管理し、正確性、アクセス性、適切なファイル形式を維持。
・アーティストの作品集（モノグラフ）やその他のスタジオ資料の配送を手配。
・撮影用の作品リストを準備し、カメラマンのスケジュール調整、撮影立ち会い、画像アーカイブの管理を行い、社内資料・ウェブサイト・その他の媒体で使用。
3）一般事務サポート：
・経営陣により依頼・指示されたその他の業務を遂行。

＜必要事項＞
・リーダーシップの指示を正しく理解し、Client Support Coordinator の職務範囲内で適切な判断を行える能力。
・クライアント・プロジェクト・事務業務に関連する情報をレビュー・評価・管理できる高い組織力と分析力。
・請求書、契約書、その他書類の作成における卓越した注意力と正確性。
・複数の業務を扱い、変化の多いスタジオ環境にも柔軟かつ迅速に対応できる適応力。
・スタジオの方針・手順・運用基準を一貫して遵守し実行する姿勢。

【Keywords】
・Client Support Coordination
・General Administration
・Art  Administration