人事・総務部門の事務スペシャリスト

Irving, TXにある日系飲料メーカーの人事部署で事務スペシャリストとしてご活躍いただける方を募集しております。

＜仕事内容＞

シニアアドミニストレーティブアシスタントの指示のもと、人事・総務部門の日常業務を担当いただきます。

◉アドミン業務
– 複数のスーパーバイザーに対して、事務的・管理的サポートを提供する。
– より効率的な運営方法を提案し、トラブルシューティングを行う。
– 新しい管理システムの開発および導入を行う。
– 社内イベントの補助を行う。
– 会社の正規の手続きに必要な書類を作成する。
– ミーティングやアポイントメントのスケジュールと準備を行う。
– 保険や福利厚生の管理をサポートする。
– 報告書の作成、データの分析、および管理上の問題解決を行う。
– 必要に応じて社内のクラウドベースサービスを活用する。(例：BambooHR、Paychex Flex、RingCentral)
– 清掃、ケータリング、セキュリティサービスなどの施設管理ベンダーと連携する。
– 企業カレンダーを管理する。
– 各ベンダーの月次バウチャーを処理する。
– 必要に応じて、州ビジネス税アカウントの開設/解約を行う。国税関連通知の受領と問題が発生した場合は、適切な組織（Paychex Flex、Department of Revenueなど）にエスカレーションする。
– 高い誠実さと機密性を維持するため、人事業務と情報の機密性を高める。
– シニア・アドミニストレイティブ・アシスタントとクロストレーニングを行い、確実な顧客対応を行う。
– 人事データベースの更新と追跡（新入社員、離職者、休暇、病欠など）を行う。
– 保険ブローカーと連携し、保険更新や自動車事故・労災のサポートを行う。
– 従業員からのクレーム対応。
– 保険や福利厚生の管理全般をアシストする。
– 各従業員のオフィス名刺を管理する。

◉カスタマーサービス業務
– お客様からの問い合わせに、タイムリーかつ正確にメールや電話で対応する。
– お客様とのやり取り、取引、コメント、クレームなどの記録を残す。
– 連絡係として、製品・サービスに関する情報を提供し、質問に答え、あらゆる問題を解決する。
顧客アカウントが直面する可能性のある問題を、正確かつ効率的に解決する。
– Zendesk、RingCentralなどのクラウドベースのサービスを維持する。
– 月次の顧客サービス報告書を経営陣および関連部署に提出する。

＜必要事項＞

・2年以上のアドミン、またはカスタマーサービス経験者
・Microsoft Windows環境での優れたコンピュータースキル
・ビジネスレベルの英語、ビジネスレベルの日本語
・人事労務の経験者優遇