ビジネスオペレーション｜日系IT企業

ニューヨーク州ニューヨークにある日系IT企業でビジネスオペレーションとしてご活躍いただける方を募集しております。

＜仕事内容＞
・エンジニア、営業担当者、運送会社、サプライヤー、下請業者、および販売注文に関係するその他の関係者と緊密に連携し、正確な見積書を作成するとともに、コストサマリーシートを完成させる。
・Master Service Agreement（基本サービス契約書）を作成・準備し、顧客および関係者へ契約書を配布するとともに、社内のファイリングシステムにおいて整理された記録を維持・管理する。
・営業担当者から受け取った注文書やコストシートなどの注文関連書類を確認し、必要な情報および関連書類がすべて揃っていることを確認する。
・購入が必要な商品の発注を行い、納期を確認する。サービスが開始された注文、または納品が完了した注文について、請求書データを作成する。
・社内の注文管理システム（Account DatabaseおよびCustomer Database）に販売注文を入力する。Account DatabaseおよびCustomer Databaseを更新・管理する。
・承認済みのコストサマリーシートに基づき、購買依頼書（Purchase Request Form）を作成する。納期どおりに納品されるよう商品の注文を管理する。商品の発送を調整し、現場への納期どおりの納品を管理する。
・ベンダーからライセンス、ソフトウェアソリューション、その他の商品を購入するための発注書を作成し、納期どおりに納品されるよう、物品の発送・配送を調整する。また、サービスプロバイダー、サプライヤー、下請業者への発注を行う。
・運送会社、機器ベンダー、データセンタープロバイダーと連絡を取り、発注に必要な見積書を取得するとともに、納期どおりに発注を完了できるよう調整する。
・営業担当者、エンジニア、サプライヤー、その他の関係者と緊密に連絡を取りながら、注文の状況および進捗を監視・追跡する。
・進行中の注文情報およびサービス開始状況について、顧客、ベンダー、エンジニア、営業部門、その他の社内スタッフと定期的に情報を更新・共有する。
・販売注文情報および請求書データをAccount Databaseなどの社内システムに入力し、必要に応じて請求書フォームを修正する。
・顧客の請求書に基づいて月次売上レポートを作成し、正確かつ最新の売上記録を維持する。
・郵便物、荷物、配送物の受け取りおよび発送を管理する。
・受け取り・発送に必要なCertificate of Insurance（COI／保険証明書）の依頼、処理、発行を行う。
・購入した商品の納期どおりの受け取りを確実にするため、商品の納品・フルフィルメントを調整する。また、商品の返品依頼を処理し、商品購入に関連するベンダーからの請求書を確認・処理する。
・FASおよびHRTMを含む社内の資産管理システムに資産情報を入力・更新し、正確な資産関連の記録およびリストを維持する。
・チームメンバーのバックアップサポートを行い、スタッフ不在時にも業務が継続できるよう、必要に応じて追加の業務を担当する。

＜必要事項＞
・Microsoft Excelの中級～上級レベルのスキル。スプレッドシート、数式、データを正確に扱う能力を含む。
・高い数学的能力および細部への高い注意力。
・プロフェッショナルなカスタマーサービススキル。
・英語および日本語での高い口頭・文章コミュニケーション能力。
・優れた整理能力および時間管理能力。業務の優先順位を適切に設定し、期限を守る能力。
・チームワークを重視する環境で、他のメンバーと協力して業務を遂行できる能力。

＜歓迎資格・経験＞
・オフィスアドミニストレーション、受発注・購買コーディネーター、データ入力スペシャリスト、
または関連する事務職での経験があれば尚可。

【Keywords】
①Business operation
②Order Management / Procurement
③Japanese bilingual