総務アシスタント｜大手日系食品卸会社

カリフォルニア州ロサンゼルスに所在する大手日系食品卸会社で総務アシスタントとしてご活躍いただける方を募集しております。

＜仕事概要＞
本ポジションは、総務／ファシリティマネジメントマネージャーの最小限の監督のもと、社内（オフィス）および施設（倉庫）に関する方針、手続き、改善および変更の実行を主導する役割を担います。

＜仕事内容＞
【総務業務】
・オフィスシステムおよび手続きに関する豊富な知識と経験
・業務および物流上のニーズを分析し、それを満たす方法を経営陣に提案する能力
・安全で清潔かつ快適な職場環境を促進するための方針を調査・策定する能力
・各部門・各拠点からの各種総務関連問い合わせ（プロジェクト依頼、購買、見積など）への対応
・Honeywell EBIシステムの使用
・オフィス改善や改修のための業者調査および契約
・ロサンゼルスオフィス内の座席配置変更の調整
・オフィス用品の購入および管理（総務アシスタントと連携）
・総務部門での購入に関する支払処理の作成および管理
・リスクアセスメントマネージャーの補助（企業の長期的健全性および収益性向上のための業務）

【ファシリティマネジメント業務】
・ファシリティマネージャー、経営陣、倉庫管理者およびスタッフと連携し、建物・設備・社用車の改善および修理を実施
・オフィス機器の修理・保守に関する事務作業
・各部門から依頼される大規模プロジェクトの提案・検討・実行（ 見積取得、計画確認、コスト検証の実施）
・ロサンゼルス倉庫設備の保守スケジュールの作成および管理
・設備のトラブルシューティングおよび迅速な修理対応（社内または外注）
・建物改善に必要な工具・機材・資材の調達（ 業者や施工会社との調整）
・米国およびカナダ16拠点の設備契約（新規・リース）の見直し（ 経理部門への情報提供対応）
・作業効率向上のための作業環境や設備使用の改善調整
・設備の操作および保守業務の実施
・ファシリティおよび倉庫関連購入の支払処理管理

【その他の業務】
・各種ライセンス関連（営業許可、酒類免許、コンプライアンス証明など）
・商標・ロゴ・特許管理
・法律事務所や特許・商標サービスとの調整
・更新、変更、新規登録、解約手続きの対応
・外部弁護士や規制機関との連携
・北米16拠点と連携した商品申請、ライセンス申請・更新
・人事・総務への業務改善提案および実施
・関連費用の支払管理

＜必要事項＞
・日英バイリンガル
・ビジネス関連分野の学士号、または同等の学歴・実務経験の組み合わせ
・信頼性が高く、協調性のあるチーム志向の人物
・多忙で変化の速い環境での業務経験および対応力
・実務に積極的に関与し、管理チーム全体をサポートする姿勢

＜知識・スキル＞
・複雑な情報の分析および統合能力
・データ収集および調査能力、経験と直感を活用したデータ評価能力
・問題の迅速な特定および解決能力、情報分析および代替案の提案能力
・チームでの問題解決能力、感情的な場面でも論理的に対応する能力
・明確で説得力のあるコミュニケーション能力、傾聴力および適切な応答能力
・プレゼンテーション能力、文書作成能力、数値データの効果的な提示能力
・文書の読解および解釈能力、予算内での業務遂行能力、コスト削減施策の立案・実行能力
・収益向上への貢献意識、対人配慮およびストレス耐性、責任感および遂行力
・安全規則・操作マニュアルの理解能力、他部門および各拠点のニーズ理解、コスト計算能力
・標準化が限定的な環境での問題解決能力、各種指示（文書・口頭・図面・スケジュール）の理解能力
・Microsoft Excel / Word / Outlook の知識、A/S400受発注システムの知識

【Keywords】
①Administrative Assistant
②Office Administration
③Japanese and English Bilingual