HRAIT / aiTWorksでは、エクゼクティブアシスタントを募集しております。
在宅勤務（フルリモート）でのお仕事となります。
弊社HRAIT / aiTWorks 代表取締役の秘書として、業務を円滑に進めるためのサポートを行っていただきます。
スケジュール調整・管理、代表が使用する社内・社外資料の作成、顧客対応、ADPシステムの処理・対応、会社登記サポートなど、多岐にわたる業務を担当し、社内外との円滑なコミュニケーションを支援します。
＜職務概要＞
代表取締役の業務を幅広くサポートするバイリンガル秘書を募集しています。日本語・英語の両言語に対応できる方で、スケジュール調整や資料作成、会議対応など、マルチタスクで柔軟に業務をこなせる方を歓迎します。
＜仕事の詳細＞
1. スケジュール管理・出張手配
- 代表の予定管理および会議スケジュールの調整
- 出張手配（航空券、ホテル、移動手段の手配）
- 会議や重要な締め切りのリマインド対応
2. 文書・資料作成業務
- 会議資料やプレゼン資料の作成・修正・整理（社内外向け）
- 日本語・英語でのメール・文書作成および管理
- 契約書や重要書類の翻訳・ファイリング・管理・作成（日英）
3. 会議・イベント対応
- 会議準備、議事録の作成・修正・保管
- 社内外の会議スケジュール調整、案内、変更対応
- 会議内での業務報告・状況説明のサポート
4. 英語での電話・メール・通訳対応
- 海外顧客や取引先との電話・メール対応
- 米国機関（銀行、保険会社、ADP等）との英語での通訳
- 必要に応じて会議での逐次通訳および書類翻訳
5. 庶務・その他サポート業務
- 請求書処理（代表の指示に基づく対応）
- ADPを使用した労務・保険関連の事務処理（英語対応必須）
- 英語による社内外のリサーチ業務
- その他、代表の業務を円滑に進めるための幅広い業務対応
＜応募資格＞
-
日本語・英語ともにビジネスレベル以上の語学力（読み書き・会話）
-
MS Office（Excel, Word, PowerPoint）およびGoogle Workspaceの操作に慣れている方
- ITシステム・IT業界への知見があり、ご興味のある方
-
高いスケジュール管理能力とマルチタスクスキル
-
秘密保持を厳守し、丁寧で誠実なコミュニケーションができる方
- 気配りができ、細かい作業が得意な方
＜歓迎スキル＞
- 秘書検定をお持ちの方
- 役員秘書、または類似のアシスタント職の経験者歓迎
- 米国でのお仕事経験がある方
- ADPなどの人事・労務システム使用経験があれば尚可
| 雇用形態Employment Status | フルタイム（無期雇用） |
| 募集職種Position | Executive Assistant |
| 使用言語Language | 日本語/英語 |
| 勤務時間Working Hours | 火曜日〜土曜日の5日間勤務 7am-3pmの間（勤務時間ご相談可能） ※日月、米国祝日はお休み ※休憩時間: 1 時間 ※残業時間：週約10時間〜20時間以内（基本的には残業はございませんが、業務の必要性に応じてご対応いただきます。事前に残業申請も可能。） |
| 給与Salary | 年収580万円〜（経験により面接後に判断いたします。） ※米国の制度に従い、Bi-Weekly（2週間ごとの給与支払い（隔週払い）でのお支払いとなります。 ※昇給・ボーナス制度あり ※残業代支給（時給換算となります。） |
| 待遇・福利厚生Benefit | 健康保険、有給休暇、在宅勤務（フルリモート）、交通費支給（必要に応じて出社時に支給いたします。）など |
| 勤務地Location | ＜会社住所＞ ・品川オフィス：東京都港区港南２丁目１６−７ ・ロサンゼルスオフィス：211 S Spalding Dr, Beverly Hills, CA ※在宅勤務（フルリモートワーク） |
| 試用期間 | 90日間（パフォーマンスに応じて、60日間に短縮される場合もございます。） |