エグゼクティブアシスタント｜大手保険会社代理店

カリフォルニア州サンディエゴにある大手保険会社代理店でエグゼクティブアシスタントとしてご活躍いただける方を募集しております。

「大切なものを守る」ことに情熱を持つチームです。お客様一人ひとりに最適な保険サービスを提供し、安心と信頼を届けています。
プロフェッショナリズムと卓越性を重視しながら、革新とチームワークが生まれる環境で、やりがいのあるキャリアを築くことが
できます。

＜仕事概要＞
・スケジュール管理およびアポイント調整
・会議内容の記録およびアクション項目のフォローアップ
・期限・優先事項・重要タスクのリマインド
・日次・週次の業務優先順位の整理サポート
・メールの確認・仕分け・対応（返信・振り分け・重要事項のフラグ付け）
・特別プロジェクトや課題解決のサポート。

＜仕事内容＞
オフィス運営・事務管理
・オフィス備品の在庫管理および発注
・オフィス関連費用や定期支払いの管理
・請求書発行および入金管理のサポート
・書類およびデジタルファイルの整理・管理
・社内手続きや業務フローの構築・運用サポート

人事・チーム管理サポート
・採用プロセスのサポート（求人掲載、面接調整、オンボーディング）
・新入社員研修およびトレーニングスケジュールの調整
・ライセンス・研修進捗・コンプライアンス管理
・ボーナス制度・昇進・評価指標の管理サポート
・チームの業務遂行管理のサポート
・経営陣とスタッフ間のコミュニケーション調整
・ルール変更や手順の文書化および周知徹底

コミュニケーションおよび業務プロセス管理
・社内コミュニケーションの明確化と一貫性の確保
・業務管理ツールやプロセスの運用・定着支援
・タスクおよびプロジェクトの進捗管理・フォローアップ
・週次ミーティングの準備およびレポーティング
・必要に応じたレポート・サマリー作成

＜必要事項＞
・高い組織力および時間管理能力
・機密情報を適切に取り扱う能力
・優れた文章力およびコミュニケーション能力
・細部に注意を払い、最後までやり遂げる力
・複数業務を同時に管理できる能力
・ITツールに精通（Microsoft Office、Google Workspace、CRMなど）
・人事業務またはオフィスマネジメント経験（尚可）
・保険・金融業界での経験（あれば尚可）

【Keywords】
① Executive Assistant
② HR coordination or office management
③Admin , Secretarial