アドミニストレーティブ・アシスタント | 大手日系エネルギー会社

ニューヨーク州ホワイト・プレーンズにある大手日系エネルギー会社でアドミニストレーティブ・アシスタントとしてご活躍いただける方を募集しております。

＜仕事概要＞
アドミニストレーティブ・アシスタントは、包括的な事務サポートを提供する役割です。
本ポジションは、シニア・バイス・プレジデント（SVP）の業務スケジュール管理や出張手配を含む、
幅広い事務業務を担当します。また、ヒューストンオフィスのアドミニストレーティブ・アシスタントと
密に連携し、管理部門、人事、IT、経理チームとの円滑なコミュニケーションを維持します。

本ポジションには高い整理能力が求められ、前向きでプロフェッショナルな姿勢をもって職場に貢献し、
チームメンバーとの良好な関係構築を通じて、全体の生産性と業務効率の向上に寄与します。

＜仕事内容＞

オフィスサービスおよび総務業務の管理

• オフィス備品を管理し、十分な在庫を維持する

• 必要に応じて追加備品を発注し、届いた郵便物をチームメンバーへ配布する

• 受付、会議室、コピー室、倉庫、パントリーなど共用エリアの整理整頓を行う

• 受付電話の内線リストを必要に応じて更新する

• SVPに関するベンダー請求書、法人クレジットカード支払い、経費精算、出張予算、経費照合作業を処理する

• VIP来訪者、会議、社内イベント向けの飲食手配を行う

• オフィス機器の定期メンテナンスをベンダーと調整し、その結果をビル管理者およびエンジニアに報告する

• Power Divisionおよび本社における郵便・配送業務（FedEx、駐在員郵便、荷物配送等）を対応する

• パントリー管理を含む、清潔で安全なオフィス環境を維持する

• 潜在的なベンダーを調査・評価し、見積比較や契約交渉を行い、品質とコスト効率を確保する

• 管理マネージャーを補佐し、防災訓練や緊急時対応手順など、オフィス活動やイベントの企画・調整を行う

• IT部門と連携し、オフィス機器の維持管理およびトラブル対応を行う

• 必要に応じて電子文書管理を行う

• マネージャーと連携し、突発的な業務やイベントに対して、適切な判断力と創造性をもって対応する

定常的な事務業務

• 来訪者対応全般（受付登録、会議室予約、会議室準備、ITセットアップ、駐車案内等）を行う

• 来訪者を丁寧に迎え、案内し、関係するチームメンバーへ速やかに通知する

• 必要に応じてSVPおよびPower Divisionメンバーの出張手配を行う

• 社内メンバー、ベンダー、ビジネスパートナー間の連絡窓口として機能し、電話・メールでのスケジュール調整および丁寧な対応を行う

• 本社来訪者やVIPに対し、必要に応じて送迎手配やレストラン予約を行う

• 代表電話への着信対応および留守番電話への問い合わせを、適切な社内部署と連携して対応する

• ニューヨーク在籍社員全員からデータを収集・集約し、四半期ごとの社内グループサービスレポートを作成する

• ビジネスパートナー向けのホリデーギフト手配を行う

＜必要事項＞

• ビジネス管理の準学士号、または同等の学歴

• オフィス管理または関連分野での実務経験5年以上

• 多文化環境のオフィスでの勤務経験があれば尚可

• Outlook、Teams、スケジュール管理を含むMicrosoft Office Suiteの使用経験

• Word、Excel、PowerPointの中級レベルのスキル（数式、データ可視化［グラフ・チャート］を含む）

• 積極的な姿勢を持った、計画力、分析力、整理力、レポーティング能力

• 複数業務を効率的に優先順位付けし、期限を守りながら正確性と誠実性を維持できる能力

• SAP Concur、DocuSign、AIツールの使用経験があれば尚可

• 明確かつ文法的に正しいビジネスメールを作成できる高い文章力

• 電話・会議・顧客対応において、適切なトーンと洗練された態度を備えた英語での口頭コミュニケーション能力

• 新しいオフィスソフトウェアやシステムを迅速に習得できる適応力

• 同僚および顧客を支援することを重視したカスタマーサービス志向

• 高い責任感、期待される役割の理解、高水準を維持する姿勢

• ビジネスレベルの日本語能力があれば尚可

• 同僚、ベンダー、顧客と良好かつ調和の取れた関係を構築・維持する能力

• 時間的制約や業務量が多い状況下でも、効果的にストレス管理ができる能力

• 多様な職場環境において、礼儀、文化的配慮、柔軟性を示せること

• 必要に応じて最小限の残業に対応できること

【Keywords】
①Office administration
②Office Operations
③General Affairs、Administrative Coordination