オフィスアソシエイト｜大手日系食品卸会社

フロリダ州ミラマーにある大手日系食品卸会社でオフィスアソシエイトとしてご活躍いただける方を募集しております。

＜仕事概要＞
オフィスアソシエイト は、支店オフィスの効率的な運営に貢献し、事務サポートを提供することでオフィス機能を支えます。
この職務では、データ入力、顧客記録の管理、郵便物の仕分け・配布、電話対応、ファイリングなど、幅広い一般事務・ clerical 業務を行います。エントリーレベルのポジションで、基本的に上司の指示のもとで業務を進めます。日々の業務内容は状況によって異なりますが、中心となる役割は「オフィスを円滑に運営し、顧客やクライアントに優れたサービスを提供すること」です。

＜仕事内容＞

• 社員、顧客、クライアント、取引先に対して、フレンドリーな対応・優れたカスタマーサービスを提供。来客対応・案内や補助業務を行い、快適な環境を維持。

• Oracle を使用した受注処理（Sales Order）や発注処理（Purchase Order）の実施。

• 受注・発注内容を確認し、システム上で正しく処理されることを確保。

• 売掛金（A/R）に関する顧客や営業担当からの問い合わせに対応。

• 顧客からの小切手・現金を処理。

• 取引先や仕入先からの請求書に基づく支払伝票を作成。

• 在庫を確認し、依頼された商品の在庫状況を確認。

• 書類を会社の標準作業手順（SOP）に基づいてファイリングし、営業や顧客の依頼に応じて迅速に取り出せるように管理。

• オフィススタッフ、営業、倉庫部門をサポートし、さまざまな業務でアシスタントとして行動。

• 配送・受領関連の書類を整理し、記録を維持。

• 営業担当、倉庫スタッフ、オフィススタッフとの円滑なコミュニケーションを実施。

• 電話応対（受電・伝言・情報提供）、適切な担当者への取り次ぎ。

• 顧客・仕入先への優れたサービスを提供し、必要に応じて本社財務部門と連携し、問題・苦情の解決を迅速に支援。

• 四半期ごとに行われる実地棚卸（Physical Inventory, PI）に参加（週末勤務の可能性あり）。

• PI のプロセスを理解し、誤りなくデータ入力を実施。

• 会社の SOP を理解・遵守し、必要な SOP を探して参照できる。

• 受付業務（来訪者の対応・案内、荷物や書類の受領など）。

• その他関連業務の遂行。

＜必要事項＞

• 一般的なオフィス業務に関する知識

• Microsoft Word、Excel、PowerPoint、Outlook などのソフトを含む PC スキル、および一般的な事務スキル

• 正確かつ中程度のスピードでのデータ入力スキル

• 社内外での電話・メール・対面による効果的なコミュニケーション能力

• 明瞭・簡潔かつ効果的に話す能力

• 口頭で提示された情報やアイデアを正しく聞き取り理解する能力

• 書類の整理・分類・ファイリングができる能力

• 締切に合わせてタスクを整理・優先順位付けできる能力

【Key Words】

• Administrative Support
• Office Administration
• Office work experience